Comment planifier son activité ?

par | 29 Avr 2020 | Conseil

Au travers de mes accompagnements, cette thématique est récurrente.
Vous courez après le temps ?
Les journées sont trop courtes, de toutes façons rien ne se passe jamais comme prévu…
Du coup, vous avez renoncé à organiser rigoureusement votre temps. C’est un fait : quelle que soit la qualité de votre programmation, elle subira un certain nombre d’aléas. Mais il n’y a pas de fatalité et ces imprévus peuvent être considérablement limités.

Les méthodes de gestion du temps sont innombrables et chacune a ses avantages et ses inconvénients. Certaines conviennent à des tempéraments ou à des types de tâches précis. D’autres exigent rigueur et persévérance ou visent au contraire à apprivoiser votre indiscipline et à canaliser votre inclination pour le désordre créatif.

Gérer son temps, c’est être mieux structuré, être professionnel.
Vous avez certainement entendu à différentes reprises les deux phrases suivantes :
Le temps c’est de l’argent.
Prévoir c’est anticiper.

 

Oui planifier son activité c’est important, mais comment ?

Planifier ses activités en prévoyant du temps pour soi

Noter sur votre agenda le temps nécessaire à la réalisation de vos projets, qu’il s’agisse de votre cours de yoga ou de votre prochaine formation Excel…
Votre entreprise c’est votre vie, mais encore faut-il la vivre.

Prévoir des étapes hebdomadaires d’ajustement

Planifier des temps libres professionnels.
C’est le moment ou vous pourrez traiter la tâche importante décalée pour traiter l’urgence.

Structurer ses journées en déterminant des priorités

Pour cela, il vous faut établir la différence entre urgence et importance.
Déterminez, triez et hiérarchisez vos tâches, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles.

Instituer des plages de disponibilité

Choisissez ainsi des moments pour vos solliciteurs.
Peu importe la durée, ce qui compte, c’est que vous soyez le plus systématiquement possible disponible sur ces créneaux. Une fois certains de vous trouver durant ces plages horaires, complètement attentif à leurs interrogations, les solliciteurs cesseront de vous interrompre à la moindre occasion…

Gérer les perturbateurs

Si, parmi vos solliciteurs, certains sont légitimes, d’autres sont purement chronophages, les perturbateurs. Ils se présentent sans prévenir et souvent au mauvais moment. Certains d’entre eux vont jusqu’à s’installer dans votre bureau et entamer la conversation, sans s’apercevoir qu’ils vous importunent.
Anticiper le passage des perturbateurs en prenant l’habitude d’aller les voir dans leur bureau plutôt que de les laisser squatter le vôtre. (Gérez votre temps perdu)

Pour faire la liste de ceux que vous côtoyez, demandez-vous qui vient souvent vous voir sans vous apporter de réelles informations ?

Au placard les réunions intempestives

Trop de réunions tuent les réunions
Si une simple communication (courrier, e-mail, téléphone ou mémo) suffit, c’est que la réunion peut être évitée.

Mettez une dynamique positive

Prenez conscience que le fait de vous accorder du temps pour votre vie privée améliore votre productivité au travail. Moins stressé, plus disponible mentalement, vous obtenez de meilleurs résultats.
S’investir dans d’autres sphères que le travail permet en outre d’élargir ses relations sociales, des réseaux nécessaires tant du point de vue de l’intérêt privé que professionnel. Vos activités extra-professionnelles peuvent enfin vous aider à développer de nouvelles compétences, un atout qui peut s’avérer utile pour décrocher un contrat, un nouveau partenariat, de nouvelles opportunités.

Vous pensez toujours au travail ? Attention au Burn-out.
Si c’est votre cas, il faudra totalement repenser votre emploi du temps global.

 

Une heure non travaillée
est aussi importante à investir
qu’une heure travaillée

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La première étape pour avancer c’est de savoir où vous désirez aller, pas de déterminer là où vous ne voulez pas être. Un objectif ne détermine pas comment sortir d’une situation, c’est positif et vous amène à un accomplissement. Que désirez-vous ? Rêver votre vie ou vivre vos rêves ?

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